ทำไมออฟฟิศควรทำลายเอกสารที่ใช้แล้ว
เอกสารที่ใช้แล้วที่ทิ้งทั้งแผ่นยังอ่านข้อมูลลูกค้าได้ การทำลายด้วยเครื่องตัดขวางและมีจุดทิ้งชัดเจนช่วยปิดความเสี่ยงนี้
โดย Office Business
เอกสารที่ทิ้งในถังขยะทั่วไปยังอ่านชื่อลูกค้า เลขบัญชี และรายละเอียดสัญญาได้ ถ้าถุงขยะถูกเปิดหรือกระดาษหลุดระหว่างขนย้าย ข้อมูลนั้นออกไปนอกบริษัทได้โดยไม่ตั้งใจ
ความเสี่ยงที่มักมองข้าม
หลายออฟฟิศคิดว่าเอกสารเก่าไม่มีค่าแล้ว แต่สำเนาใบกำกับภาษี แบบฟอร์มสมัครงาน และรายงานภายในยังมีข้อมูลส่วนบุคคล การทิ้งทั้งแผ่นจึงเสี่ยงทั้งเรื่องชื่อเสียงและความรับผิดชอบต่อข้อมูลของลูกค้า
ทำลายให้ถึงระดับที่อ่านกลับไม่ได้
การฉีกด้วยมือหรือพับแล้วทิ้ง ยังต่อแผ่นกลับได้ เครื่องตัดขวาง (cross-cut) หั่นกระดาษเป็นชิ้นเล็กจนประกอบกลับได้ยาก เหมาะกับงานเอกสารประจำวันของออฟฟิศ
กำหนดจุดทิ้งในออฟฟิศ
- วางถังล็อกไว้ใกล้เครื่องพิมพ์และแผนกที่ถือเอกสารลูกค้า
- แยกเอกสารที่ต้องเก็บตามกฎหมายออกจากเอกสารที่ทำลายได้
- กำหนดวันเทถังและทำลายเป็นรอบ จะได้ไม่กองจนล้นแล้วมีคนหยิบไปทิ้งรวมกับขยะทั่วไป
บันทึกเป็นขั้นตอนของบริษัท
เมื่อการทำลายเอกสารกลายเป็นขั้นตอนชัดเจน พนักงานใหม่ทำตามได้ทันที และเวลาลูกค้าถามว่าข้อมูลที่ใช้แล้วถูกจัดการอย่างไร บริษัทตอบได้จากวิธีที่ทำจริง
